Como apostilar certidão de casamento, diploma e registo criminal (e os erros que atrasam o processo)

Quem se prepara para viver, trabalhar ou estudar fora de Portugal descobre depressa que não basta ter os documentos: é preciso que o país de destino os aceite. E é aqui que entra a apostila. Na prática, há três documentos que aparecem em quase todos os processos — a certidão de casamento, o diploma e o certificado de registo criminal — e cada um tem as suas particularidades na hora de apostilar.

Este guia é para quem quer tratar disto à primeira, sem idas e voltas. Explicamos como apostilar cada um destes documentos, os erros que mais atrasam os processos e o que muda quando o destino é o Brasil.

Que documentos vou precisar de apostilar para emigrar?

Depende do país e do motivo da mudança, mas o padrão repete-se. Para um visto de trabalho, quase sempre vão pedir-lhe o registo criminal e, muitas vezes, o diploma. Para reagrupamento familiar ou para acompanhar o cônjuge, a certidão de casamento é peça central. Para estudar ou pedir equivalência de habilitações, o diploma e o certificado de notas são indispensáveis.

O conselho mais útil que lhe podemos dar é simples: peça ao consulado ou à entidade de destino a lista escrita dos documentos e confirme, para cada um, se a exigência é "apostilado", "traduzido" ou ambos. Muitos atrasos nascem de uma lista incompleta feita de memória.

Como apostilar uma certidão de casamento?

A certidão de casamento é emitida pela Conservatória do Registo Civil e pode ser apostilada em qualquer das duas modalidades:

• Apostila eletrónica — possível quando tem uma certidão com código de acesso (formato xxxx-xxxx-xxxx), como as que se pedem online. É a via mais rápida e económica, e o documento apostilado chega-lhe por email.
• Apostila em papel — necessária quando só tem a certidão física ou quando o país de destino exige expressamente o selo em papel.

Um cuidado frequente: se houve divórcio, alteração de nome ou averbamentos recentes, confirme que a certidão que vai apostilar já os reflete. Uma certidão desatualizada é recusada, e a apostila vai com ela. Por regra, é preferível apostilar uma certidão recente, até porque muitas entidades estrangeiras só aceitam certidões emitidas há poucos meses.

A certidão de casamento é especialmente pedida para transcrever o casamento no estrangeiro, para processos de reagrupamento familiar, para inscrever o cônjuge num sistema de saúde ou segurança social e para processos de nacionalidade.

Como apostilar um diploma ou certificado de habilitações?

O diploma é o documento que mais dúvidas levanta, porque não é emitido por uma conservatória, mas pela escola ou universidade. Alguns pontos práticos:

• Apostile também o certificado de notas. Para equivalências e reconhecimento de estudos, a maioria das entidades pede o diploma e o suplemento ao diploma ou certificado com as classificações. Apostilar só o diploma e descobrir depois que falta o resto é um dos erros mais comuns.
• Estabelecimentos públicos e privados podem ter percursos diferentes. Em alguns casos, sobretudo no ensino privado, pode ser necessário um passo prévio antes da apostila. Por isso analisamos o seu documento antes de avançar e dizemos-lhe exatamente o que é preciso.
• Documentos antigos. Se o diploma é de há muitos anos, pode compensar pedir à instituição uma certidão atualizada, que é mais fácil de apostilar e de ser aceite no destino.

Tenha ainda presente que a apostila confirma a autenticidade do documento, não o reconhecimento do curso. O reconhecimento académico ou profissional é um processo separado, feito no país de destino — a apostila é apenas o primeiro passo, mas um passo obrigatório.

Como apostilar o certificado de registo criminal?

O certificado de registo criminal é hoje, na maioria dos casos, pedido online e vem com um código de validação (formato xxxx-xxxx-xxxx-xxxxx). Com esse código, a apostila pode ser eletrónica — é a forma mais rápida de resolver este documento.

O ponto crítico aqui é o tempo. O registo criminal tem validade limitada e muitos países exigem que tenha sido emitido há menos de três meses no momento em que o processo é apresentado. A apostila não prolonga essa validade: acompanha o documento. Por isso:

• não peça o registo criminal cedo demais — faça-o quando já tiver a data de entrega do processo mais ou menos definida;
• confirme a finalidade indicada no pedido (por exemplo, emprego ou visto), porque algumas entidades verificam-na;
• peça a apostila logo a seguir à emissão, para não "gastar" validade em espera.

Quanto custa e quanto tempo demora a apostila?

Na JMS Legal, o preço é por documento e já inclui IVA:

• Apostila eletrónica: 59,90€ — normalmente pronta entre 48 e 72 horas, entregue por email.
• Apostila em papel: 99,90€ — prazo superior, porque depende da marcação junto da Procuradoria-Geral da República.

Pode juntar vários documentos no mesmo pedido — é muito comum tratar a certidão de casamento, o diploma e o registo criminal de uma só vez. Se ainda não tem a certidão, pode também pedi-la através do nosso site e apostilá-la de seguida, sem sair de casa.

O que muda se os documentos forem para o Brasil?

O Brasil aderiu à Convenção da Haia, pelo que um documento português com apostila é aceite sem necessidade de legalização consular. E há uma vantagem que muita gente desconhece: como os documentos estão em português, em regra não é necessária tradução, ao contrário do que acontece com a maioria dos países.

Os casos mais frequentes que acompanhamos para o Brasil são:

• Transcrição de casamento celebrado em Portugal, para que produza efeitos no Brasil — a certidão de casamento apostilada é o documento base;
• Revalidação de diplomas de licenciatura, mestrado ou doutoramento obtidos em Portugal — aqui convém apostilar o diploma e o certificado de notas em conjunto;
• Registo criminal para concursos, emprego ou processos migratórios — onde, mais uma vez, a validade conta.

Como o serviço é integralmente online, é indiferente estar em Lisboa, em São Paulo ou noutro país: trata tudo à distância e recebe a apostila eletrónica por email.

Que erros atrasam mais os processos de apostila?

Pela experiência do dia a dia, estes são os deslizes que mais custam tempo (e dinheiro):

• Apostilar uma certidão antiga que o país de destino já não aceita por ser demasiado antiga.
• Esquecer documentos complementares, como o certificado de notas no caso dos diplomas.
• Pedir o registo criminal cedo demais e ficar com ele caducado antes de entregar o processo.
• Traduzir antes de apostilar quando o destino exige que a apostila também seja traduzida — a ordem certa é, em regra, apostilar primeiro e traduzir depois (quando a tradução é exigida).
• Optar pela apostila em papel sem necessidade, quando o documento tem código e o destino aceita a eletrónica — mais caro e mais lento.

Três situações reais: o que costuma acontecer na prática

Para tornar tudo mais concreto, deixamos três cenários frequentes entre os pedidos que recebemos. Os nomes não interessam; o padrão repete-se muitas vezes.

1. O casal que casou em Portugal e vai viver para o Brasil. Casaram numa conservatória portuguesa e precisam de transcrever o casamento num cartório brasileiro. O primeiro impulso é pedir uma certidão em papel e levá-la na mala. O problema é que, sem apostila, o cartório brasileiro não a aceita. A solução mais rápida é pedir a certidão online, obter o código de acesso e apostilar eletronicamente. Em poucos dias têm um documento válido, que pode ser enviado por email para o Brasil e verificado pelo próprio cartório.

2. A enfermeira que vai trabalhar para o estrangeiro. Concluiu o curso numa universidade portuguesa e recebeu uma proposta de trabalho. A entidade de destino pede o diploma e o certificado de notas apostilados. Aqui é essencial confirmar se os documentos foram emitidos pela instituição com assinatura reconhecível; caso contrário, pode ser necessário um passo prévio antes da apostila. Tratar os dois documentos em conjunto evita que um chegue pronto e o outro fique parado.

3. O candidato a visto que deixou o registo criminal para o fim. Tinha tudo reunido, mas pediu o certificado de registo criminal demasiado cedo e, quando chegou a entrevista, o documento já tinha ultrapassado a validade exigida. Teve de pedir um novo e apostilá-lo de urgência. A lição é simples: o registo criminal deve ser o último documento a pedir e deve ser apostilado logo a seguir.

Checklist antes de pedir a apostila

• Confirmei para que país e para que entidade o documento se destina e se esse país faz parte da Convenção da Haia.
• Sei se o destino aceita apostila eletrónica ou se exige papel.
• Tenho o código de acesso da certidão ou do registo criminal, quando existe.
• Verifiquei se a entidade exige documentos com data recente (por exemplo, emitidos há menos de 3 ou 6 meses).
• Confirmei se é necessária tradução — para o Brasil, em regra, não é, porque o documento já está em português.
• Reuni todos os documentos de uma vez, para os tratar no mesmo pedido e evitar atrasos.

Porque tratar a apostila com um advogado?

Pode, naturalmente, tratar da apostila por conta própria. Mas a principal vantagem de o fazer com um advogado não é apenas poupar deslocações: é evitar erros. Antes de avançar, verificamos se o documento é o adequado, se está atualizado, se reúne as condições para apostila eletrónica e se há algum passo prévio necessário. Quando o processo é urgente — um visto com data marcada, um contrato de trabalho à espera — essa verificação faz toda a diferença.

Vai precisar de apostilar a certidão de casamento, o diploma ou o registo criminal? Peça a sua apostila online — tratamos de tudo por si, com acompanhamento do Advogado Joaquim Silva, e recebe os documentos prontos a usar no destino.